L’Istituto Nazionale di Fisica Nucleare (INFN), ente pubblico di ricerca vigilato dal Ministero dell’Università e della Ricerca (MUR), opera su scala internazionale nei campi della fisica subnucleare, nucleare e astroparticellare, coinvolgendo circa 5.000 scienziati in progetti di rilievo.
Le 36 sedi distribuite sul territorio nazionale hanno sempre gestito i propri flussi d’acquisto con un alto grado di autonomia, riscontrando, a lungo andare, una criticità strutturale: la frammentazione degli acquisti.
“Il problema nasce tutto da qui, dal frazionamento della spesa. Il nostro Istituto, pur essendo un’unica entità fiscale, aveva un sistema d’acquisto decentralizzato che non consentiva un’analisi precisa della spesa e una gestione omogenea delle forniture”, spiega Michela Pischedda, RUP Nazionale.
Per rispondere a questa esigenza, l’Istituto ha indetto una gara pubblica, suddivisa in cinque lotti. L’obiettivo era individuare un fornitore che, oltre ad offrire ampiezza di catalogo, rapidità di consegna e flessibilità nelle personalizzazioni, fosse in grado di fornire una piattaforma unica per la gestione degli acquisti. Questa piattaforma doveva garantire la tracciabilità della spesa, pur fornendo autonomia ai singoli richiedenti.
Il servizio di RS Italia
RS Italia si è inizialmente aggiudicata quattro dei cinque lotti previsti dal bando, proponendo il servizio RS PurchasingManager, che ha permesso di centralizzare e ottimizzare la gestione degli acquisti, migliorando al tempo stesso il controllo del budget.
Il nuovo modello di approvvigionamento, inoltre, ha consentito all’Istituto di adottare strategie d’acquisto più efficienti, riducendo ridondanze e abbattendo i costi operativi.
RS Italia ha in seguito partecipato alle due successive gare indette dall’INFN, assicurandosi, nell’ultima gara, tutti e cinque i lotti.
Un fattore importante che ha permesso a RS Italia di aggiudicarsi i bandi di gara è stato il fatto di aver adattato il proprio WebShop alle modalità di acquisto necessarie per l’Istituto, assicurando una migliore tracciabilità degli acquisti e il monitoraggio in tempo reale delle transazioni.
RS PurchasingManager
Con oltre 830.000 articoli in stock, RS Italia vanta una delle offerte più diversificate e più ampie del mercato MRO. Accanto ai prodotti, l’azienda propone anche molteplici servizi a valore aggiunto, in grado di facilitare, velocizzare e automatizzare i processi aziendali, attraverso la digitalizzazione del ciclo di acquisto.
In particolare, RS PurchasingManager permette di semplificare tutte le attività legate agli acquisti, inoltre, garantisce molteplici livelli di autorizzazione; controllo del budget; verifica delle disponibilità; gestione dei centri di costo; configurazione di ordini aperti con plafond di spesa e rendicontazione.
Questa soluzione consente anche di accedere all’intero assortimento RS contrattualizzato 24 ore su 24 e di avere la certezza di poter monitorare la spesa in qualsiasi momento.
Infine, grazie a RS PurchasingManager™, è possibile gestire i processi di acquisto in piena compliance alle policy organizzative. Questo strumento, infatti, permette di monitorare il processo d’acquisto impostando i limiti di spesa e disegnando i flussi di approvazione degli ordini, assegnando i centri di costo e riducendo le non conformità.
I vantaggi ottenuti dall’INFN
In particolare, la soluzione proposta ha consentito all’Istituto di ottenere diversi vantaggi, tra cui:
• Centralizzazione del processo d’acquisto: ogni sede dell’INFN può accedere a un catalogo dedicato con oltre 830.000 articoli disponibili.
• Controllo della spesa: grazie agli strumenti di reportistica, l’ente di ricerca ha una visione chiara delle spese per categoria merceologica e per sede.
• Efficienza operativa: l’integrazione tra RS PurchasingManager™ e il sistema di gestione acquisti dell’INFN ha permesso di ridurre il numero di operazioni manuali, minimizzando errori e tempi di gestione.
• Velocità di consegna: RS Italia garantisce spedizioni rapide, con il 95% degli ordini evasi entro 24 ore.
• Personalizzazione del servizio: la piattaforma è stata adattata alle specifiche richieste dell’Istituto, facilitando l’autonomia di ogni sede nel processo di approvvigionamento.
• Supporto tecnico e assistenza dedicata: RS Italia ha affiancato l’INFN in ogni fase dell’implementazione, assicurando un flusso di lavoro ottimizzato e un’assistenza continua per la risoluzione di eventuali problematiche.
Marco Beltramo, Sales Director di RS Italia, commenta: “Uno degli aspetti fondamentali di questa collaborazione è stata la nostra capacità di adattare il servizio alle esigenze specifiche dell’INFN. Abbiamo lavorato a stretto contatto con il team dell’Istituto per ottimizzare il catalogo, personalizzare i processi e migliorare la digitalizzazione del ciclo di acquisto. Oggi, l’INFN dispone di una soluzione scalabile ed efficiente, che può rappresentare un modello per altre realtà con esigenze simili”.
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